En corto
- El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga a tener los registros a disposición de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social, además de la plantilla y sus representantes.
- El inspector puede pedir los registros de un periodo, de una persona o de toda la plantilla, y contrastarlos con nóminas, cuadrantes y contratos.
- Lo que más falla no es la falta de registro, sino que no cuadre con lo demás o que sea evidente que se rellenó después.
- La infracción por registro de jornada es grave (artículo 7.5 LISOS): entre 751 y 7.500 euros según el grado (artículo 40.1.b).
- Un acceso de solo lectura, con caducidad, evita imprimir cientos de hojas y evita abrir el panel entero de la empresa.
Antes de seguir
No somos asesoría laboral ni hablamos en nombre de la Inspección. Resumimos lo que dicen el Estatuto de los Trabajadores y la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social en su texto consolidado del BOE. Si hay un requerimiento sobre la mesa, consulta a tu asesoría antes de responder.
¿Qué puede pedir la Inspección de Trabajo sobre el registro de jornada?
Los registros. El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores dice que la empresa conservará los registros durante cuatro años y que permanecerán a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social. A disposición significa que se puedan consultar cuando se piden, no que se reconstruyan cuando llega el requerimiento.
En una visita o en un requerimiento por escrito, lo habitual es que se pidan los registros de un periodo concreto, a veces de toda la plantilla y a veces de personas determinadas, y que se contrasten con otros documentos que la empresa ya tiene obligación de tener: contratos, nóminas con el resumen de horas del artículo 35.5, cuadrantes y calendario laboral.
La Inspección no necesita avisar de su visita ni justificar por qué pide un periodo y no otro. Por eso el registro tiene que estar al día siempre, no ponerse al día cuando hay noticias.
¿Qué suele fallar cuando una pyme presenta su registro?
Rara vez falla por ausencia total. Falla por incoherencia. Un registro que dice de nueve a seis todos los días, sin una variación en meses, no parece un registro sino una plantilla. Un registro que no cuadra con las horas de la nómina, o con el cuadrante que la propia empresa entregó, abre preguntas que no se cierran fácil. Un registro en papel firmado el mismo día para todo el mes se nota.
El segundo fallo es de acceso: la empresa tiene los datos, pero en un Excel en el ordenador de alguien que está de vacaciones, o en hojas archivadas en otro centro. La obligación es tenerlos a disposición, y eso incluye poder entregarlos.
El tercero es de trazabilidad. Cuando el registro lo puede editar el administrador, cualquier corrección legítima se convierte en sospecha. Un sistema que guarda el fichaje original y, si hace falta corregirlo, guarda la corrección como un registro nuevo con quién la hizo y cuándo, resuelve ese problema de raíz.
- Registros idénticos todos los días: parecen una plantilla, no un registro
- Horas que no cuadran con las nóminas ni con los cuadrantes
- Hojas de papel firmadas en bloque a final de mes
- Datos dispersos que no se pueden entregar cuando se piden
- Registros editables sin rastro de quién cambió qué
¿Cuál es la sanción si el registro no está o no vale?
La Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social tipifica en su artículo 7.5 como infracción grave la transgresión de las normas en materia de jornada, horas extraordinarias, descansos, registro de jornada y tiempo de trabajo en general. El artículo 40.1.b) fija la multa de las infracciones graves entre 751 y 1.500 euros en grado mínimo, 1.501 a 3.750 en grado medio y 3.751 a 7.500 en grado máximo.
El grado lo gradúa la Inspección según los criterios del artículo 39 de la misma ley, entre ellos la negligencia, el número de personas afectadas, el perjuicio causado y la reincidencia. Además de la multa, un registro que no acredita la jornada deja a la empresa sin prueba en una reclamación de horas extraordinarias: si la persona dice que hizo más horas y la empresa no puede demostrar lo contrario, la carga se vuelve en su contra.
No afirmamos que la sanción sea por trabajador porque el artículo 40 no lo dice. Cómo se computa en cada caso es criterio de la Inspección.
¿Cómo se entrega el registro sin abrir todo el sistema?
Hay dos formas razonables y una mala. La mala es dejar al inspector delante del panel de administración con la sesión abierta: ve más de lo que ha pedido, y la empresa no controla qué.
La primera forma buena es un informe en PDF del periodo y las personas que se han pedido, con cada fichaje, su fecha, hora y origen, y los totales por día y semana. Es lo que se entrega en un requerimiento por escrito.
La segunda es un acceso de solo lectura. En Tictacdicta la empresa genera un acceso temporal para la Inspección, con fecha de caducidad y revocable en cualquier momento. El inspector consulta los registros directamente, sin poder editar nada ni ver el resto del panel, y la empresa sabe cuándo se ha usado. Es la forma más limpia de cumplir con tener los registros a disposición cuando la visita es presencial.
- Informe PDF por persona y periodo, con fecha, hora y origen de cada fichaje
- Acceso de solo lectura con caducidad, revocable, sin acceso al panel
- Registro de cuándo se ha consultado ese acceso
- Histórico de correcciones: el fichaje original no desaparece
¿Qué conviene tener preparado aunque no haya inspección a la vista?
Lo mismo que se pediría. El documento que fija cómo se organiza el registro (acuerdo de empresa, o la decisión de la empresa tras consultar a los representantes si los hay, o lo que diga el convenio). El calendario laboral y los cuadrantes. Los registros al día de toda la plantilla, exportables por periodo. Y la coherencia entre todo eso y las nóminas.
Si la empresa tiene personas en varios centros o en teletrabajo, conviene además poder explicar cómo fichan y desde dónde: es la pregunta natural cuando el registro no sale de un terminal fijo.
Preguntas frecuentes
¿La Inspección de Trabajo puede pedir el registro de jornada sin avisar?+
Sí. La Inspección puede actuar de oficio o por denuncia y no tiene que anunciar la visita. Por eso el artículo 34.9 habla de tener los registros a disposición, no de entregarlos en un plazo.
¿Qué periodo puede pedir la Inspección?+
Cualquiera dentro de los cuatro años de conservación que fija el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores. Lo habitual es que pida meses concretos, pero puede pedir todo el histórico de una persona.
¿Vale un Excel para la Inspección?+
Con la ley vigente el soporte es libre, así que un Excel no es ilegal. El problema es probatorio: un archivo que cualquiera puede editar sin rastro no acredita que el registro refleje lo que pasó. Si además no cuadra con nóminas y cuadrantes, el inspector lo va a ver.
¿Se puede corregir un fichaje equivocado?+
Sí, pero la corrección tiene que dejar rastro. En Tictacdicta la persona solicita la corrección, la empresa la aprueba o la rechaza, y el registro original no se borra: queda el fichaje inicial, la solicitud y la resolución con fecha y autor.
¿Tictacdicta genera el informe que pide la Inspección?+
Genera un informe PDF por persona y periodo con cada fichaje, su origen y los totales por día y semana, y permite crear un acceso de solo lectura, temporal y revocable, para que el inspector consulte los registros directamente.
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