En corto
- La obligación está en el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, añadido por el Real Decreto-ley 8/2019 y aplicable desde el 12 de mayo de 2019.
- Hay que registrar cada día el horario concreto de inicio y de fin de la jornada de cada persona trabajadora.
- Los registros se conservan cuatro años y tienen que estar a disposición de la plantilla, de sus representantes y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
- La ley vigente no obliga a que el registro sea digital. Hay un proyecto de real decreto para exigirlo; a fecha de esta revisión no está publicado en el BOE.
- No llevarlo es infracción grave (artículo 7.5 de la LISOS), con multa de 751 a 7.500 euros según el grado (artículo 40.1.b).
- Un registro digital cumple hoy y resuelve el problema real del papel: demostrar que nadie lo ha modificado.
Antes de seguir
No somos asesoría laboral: somos el equipo que desarrolla Tictacdicta. Lo que sigue es un resumen del texto consolidado del BOE para entender la obligación, no criterio jurídico. Los plazos y cuantías pueden cambiar; antes de decidir, contrástalo con tu asesoría y con la fuente oficial.
¿Es obligatorio el registro de jornada en mi empresa?
Sí, si hay personas trabajando por cuenta ajena. El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores dice que la empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora. No hay umbral de plantilla ni de facturación: una autónoma con una persona contratada está obligada igual que una empresa de doscientas.
La obligación la introdujo el artículo 10 del Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, publicado en el BOE el 12 de marzo de 2019. Su disposición final sexta fijó que el nuevo apartado se aplicaría a los dos meses de la publicación, así que rige desde el 12 de mayo de 2019.
Lo que sí admite matices es cómo se organiza. El propio artículo dice que el registro se organizará y documentará mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión del empresario previa consulta con los representantes legales de los trabajadores. Si el convenio de tu sector regula algo sobre el registro, manda el convenio.
¿Qué tiene que contener exactamente el registro?
El texto legal es corto y conviene leerlo tal cual, porque se le atribuyen cosas que no dice. Exige tres cosas: que sea diario, que recoja el horario concreto de inicio y de fin de cada persona, y que se conserve cuatro años a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
No exige registrar las pausas, aunque hacerlo evita discusiones sobre si el tiempo entre entrada y salida es todo jornada efectiva. No exige un formato. No exige firma diaria. No exige geolocalización.
Hay una segunda obligación relacionada que suele olvidarse: el artículo 35.5 del Estatuto de los Trabajadores, que existe desde mucho antes, obliga a registrar día a día la jornada a efectos de horas extraordinarias y a entregar a cada persona un resumen en el recibo de salarios. Un registro de jornada bien llevado cubre las dos.
- Diario: un registro por persona y día trabajado
- Hora concreta de inicio y de fin de la jornada
- Conservación durante cuatro años
- Disponible para la plantilla, sus representantes y la Inspección
- Organizado por convenio, acuerdo de empresa o decisión empresarial previa consulta
¿Tiene que ser digital?
Con la ley vigente, no. El artículo 34.9 no fija soporte: un cuaderno, una hoja de cálculo o una aplicación cumplen si recogen lo que la norma pide y se conservan cuatro años.
Lo que hay es un proyecto. El Gobierno tramita un real decreto para que el registro tenga que llevarse por medios digitales, con acceso remoto para la Inspección. A fecha de esta revisión no hay ningún texto publicado en el BOE, así que no es exigible. Cuando se publique, actualizaremos esta página con el artículo concreto y el plazo de adaptación que fije.
Dicho esto, el soporte importa por otra razón. Un registro en papel o en una hoja de cálculo se puede rehacer a posteriori, y quien lo revisa lo sabe. Si hay un conflicto por horas extra, o una inspección, el problema no es tener el registro, es demostrar que refleja lo que pasó. Un sistema digital que guarda cada fichaje con fecha, hora y origen, y que no permite editarlo después, ni siquiera al administrador, convierte el registro en evidencia.
¿Qué pasa si no llevo el registro de jornada?
No llevarlo, o llevarlo incompleto, es una infracción grave. El artículo 7.5 de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (texto refundido aprobado por el Real Decreto Legislativo 5/2000) tipifica como grave la transgresión de las normas y los límites legales o pactados en materia de jornada, horas extraordinarias, descansos, registro de jornada y, en general, tiempo de trabajo.
La cuantía está en el artículo 40.1.b) de la misma ley: las infracciones graves se sancionan con multa de 751 a 1.500 euros en grado mínimo, de 1.501 a 3.750 en grado medio y de 3.751 a 7.500 en grado máximo. El grado lo fija la Inspección en función de criterios como la negligencia, el número de personas afectadas o la reincidencia.
Se lee a menudo que la multa es por trabajador. El texto del artículo 40 no lo dice; habla de la infracción. Cómo se computa en cada caso es criterio de la Inspección y, en su caso, de los tribunales, así que no vamos a afirmar aquí ni una cosa ni la otra. Lo que sí es seguro es que una empresa sin registro no puede acreditar la jornada, y en una reclamación de horas extra eso pesa en su contra.
¿Cuánto tiempo hay que guardar los registros?
Cuatro años, según el mismo artículo 34.9. El plazo cuenta desde cada registro, no desde la baja de la persona: los fichajes de alguien que se fue hace dos años siguen teniendo que estar disponibles otros dos.
En la práctica esto descarta los sistemas que dependen del móvil personal de cada persona sin copia central, y obliga a pensar qué pasa con el registro cuando se cambia de proveedor. En Tictacdicta los registros se conservan en el servidor durante el plazo legal, la persona que causa baja sigue teniendo su histórico exportable y la empresa puede descargar un informe del periodo que necesite.
¿Cómo se cumple en una pyme sin montar un sistema aparte?
Con tres decisiones. Primera, cómo ficha cada persona: desde su móvil si trabaja fuera o en varios sitios, o desde un terminal kiosco en la entrada si el centro es fijo y no se quiere depender de móviles personales. Segunda, quién ve qué: cada persona su propio registro, la empresa el de toda la plantilla, y la Inspección un acceso de solo lectura si lo pide. Tercera, qué se guarda con cada fichaje: como mínimo fecha, hora y origen; la ubicación solo si la empresa la activa y ha informado a la plantilla.
Tictacdicta está montado sobre esas tres decisiones. Más de 150 empresas y más de 2.000 personas lo usan cada día, El alta se hace en el mismo día, sin instalar nada, y los primeros treinta días no se cobran.
- Fichaje desde el móvil o desde una tablet kiosco con PIN
- Registro con fecha, hora y origen, sin posibilidad de edición posterior
- Informe PDF por persona y periodo para entregar a quien lo pida
- Acceso de solo lectura, temporal y revocable, para la Inspección
- Conservación durante el plazo legal aunque la persona cause baja
Preguntas frecuentes
¿Desde cuándo es obligatorio el registro de jornada?+
Desde el 12 de mayo de 2019. El Real Decreto-ley 8/2019 se publicó en el BOE el 12 de marzo de 2019 y su disposición final sexta fijó que el nuevo apartado 9 del artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores se aplicaría a los dos meses de la publicación.
¿El registro de jornada en papel sigue siendo válido?+
Con la ley vigente, sí: el artículo 34.9 no fija soporte. El problema del papel no es legal sino probatorio: un registro que se puede rehacer después vale poco en una reclamación o en una inspección. El proyecto de real decreto en tramitación prevé exigir el formato digital, pero a fecha de esta revisión no está publicado en el BOE.
¿Hay que registrar las pausas y el desayuno?+
La ley solo exige la hora de inicio y la de fin. Registrar las pausas no es obligatorio, pero evita que todo el tiempo entre entrada y salida se compute como jornada efectiva en una discusión posterior. Lo habitual es fijarlo en el acuerdo de empresa o seguir lo que diga el convenio.
¿Cuál es la multa por no tener registro de jornada?+
Es infracción grave según el artículo 7.5 de la LISOS. El artículo 40.1.b) fija la multa entre 751 y 7.500 euros según el grado: mínimo de 751 a 1.500, medio de 1.501 a 3.750 y máximo de 3.751 a 7.500. El grado lo determina la Inspección.
¿Un autónomo con un empleado tiene que llevar registro de jornada?+
Sí. La obligación es de toda empresa con personas trabajadoras por cuenta ajena, sin mínimo de plantilla. El autónomo no registra su propia jornada, pero sí la de la persona contratada.
¿La persona trabajadora puede pedir su registro?+
Sí. El artículo 34.9 dice que los registros permanecerán a disposición de las personas trabajadoras. En Tictacdicta cada persona ve su propio histórico desde el portal y puede descargarlo.
Cumplir el artículo 34.9 se tarda un día
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